大学生翻訳。

地位も名誉もどうでもいい。

フリー翻訳家のタスク管理!

こんにちは!Belmareです。

仕事の効率を上げたい!って思ったこと、誰でもありますよね?

今回は、タスク管理について私なりの手段をご紹介します!

 

フリーランスで働く以上、タスク管理ってものすごく重要!

私は学生でもあるため、論文の研究も進めていかなければなりません。会社に所属する一方で、フリーで何かやっている方も多いのではないでしょうか?

 

そこでおすすめするのが4分割メソッド

 

似たようなメソッドはいくらでもあるかもしれませんが、これは自分なりに工夫しながら生み出しました( ・´ー・`)

 

カンタンに説明すると、

一日の起きている時間を4つに分けて、それぞれにタスクを割り当てる

たったそれだけです!

 

睡眠は基本的に7時間はしっかりとります。

私の場合は0時から7時までが睡眠の時間。

その他の起きている時間、7時から0時を

7-12時、12-16時、16-20時、20-24時

と分けています。

 

前日の夜、あるいは当日の朝にTo Do Listを作って、タスクを割り当てる。

「なんだそれだけ?」と思われるかもしれませんが、ちゃんと利点があるんです。

 

どこかで耳にした調査結果によると、人はTo Do Listに10個タスクがあれば1、2個しか完了できない一方で、3個しかタスクがなければ3個終わらせることができるそうです。

(細かい数字は間違えてるかも…ごめんなさい。)

つまり、To Do Listにたくさんやるべきタスクを並べたところで、やる気が損なわれてほとんど完了できないものなんですね(-_-;)

 

経験ありません?

でも逆に言うと、

目標達成数が少なければ、結果的にはより多く達成できる

ってわけなんです!

 

そこで4分割メソッド。

一日の達成したいタスク3個の日なんてありませんよね…?

じゃあ、分ければいいんです!

 

私は、最初の7時から12時を「勢いの時間」

12時から16時を「波に乗る時間」

16時から20時を「整える時間」

20時から24時を「休む時間」

と設定して、各時間割りにタスクを配分しています。

それぞれに配分するタスクの数は多くても4つ。

そうすることで、一日が終わるころには大体すべてのタスクを完了しています。

 

なぜでしょう?

おそらく、ゴールが近いから、だと思います。

10個もずらりと並んでいると、1個終わらせたところで「あぁ、あと9個…」

と感じるけど、3つしか並んでいなければ、1つ完了するごとの達成感が増す気がします。「よし、あと2個!」というように。

 

あと、多少予定が狂っても調整しやすい、というか調整する気になれるのも、このメソッドの利点だと思います。

10個のタスクを〇時~〇時はこれ、△時~△時はこれ、というように細かく時間配分すると、一度ずれたら、そのあとの分全部ずらさなければならない。やる気なくします。

少なくとも私はそうでした…。

中学、高校生の時はこういうやり方をしていたんですが、思い返すと予定通りに進むことってあまりなかったです。

 

でも、一日を分割して、7時から12時には○○と△△と××をする、12時から16時は…

と分割して、各タスクに優先順位だけつけてから作業に取り掛かると、予定が管理しやすいです。

「勢いの時間」に××する予定だったけどできなかったな、「波に乗る時間」には余裕なさそうだから、次の「整える時間」にまわそう。とか…。

もっといいのは、前日とかにまとめてタスクを配分せずに、当日、各時間割りの初めに、「16時までに〇〇と△△するぞ!」というやり方です。

12時になったら、12時から16時にやりたいタスクを考える。

これで、メリハリがつけられるし、調整もしやすい。

 

もちろん、時間の分け方は個々人の生活に合うようにした方がいいです。

寝る時間だけは先に確保して。

「勢いの時間」とかの名称も、お好みで設定すればいいです。設定しなくてもいいですが、私はおおよそのテーマを決めた方がテキパキしやすいです。

 

私の場合は、7時に起きて12時にはお昼を食べたいのでいったんそこで区切り、

ごはんのあと作業をしていたら大体16時ごろに集中力がなくなってくるので、そこで一区切り。

16時からは部屋の片づけや夕食の用意、細々としたタスクを終わらせて、20時以降は、ゆっくり読書をしたり日記を書いたりします。

4分割メソッドを取り入れることによってメリハリがついたけど、取り入れる前から大体このような時間の流れがありました。

皆さんにも大体の流れってあるのではないでしょうか?

 

一つ注意していただきたいのは、「勢いの時間」には「勢いの時間」に割り当てたタスク以外は見えないようにする、ということです。

見えてしまったら意味がありません。

「勢いの時間」には3つしかなくても、そのあとの「波に乗る時間」に3つ、「整える時間」に4つ…と見えていたら結局「あぁ、1個終わったけどあと9個…」と感じてしまいます。

私は付箋を活用しています。

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小さい付箋は、青が勉強系、ピンクが仕事系、そして黄色がその他というように使い分けています。その時間分のタスクのみ見えるようにする( ..)φ

 

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ちなみに一日分のタスクはこうやって分けています。

ここに貼っておいて、時間割を移動するときに「今はコレ」のところに移動。

 

 

と、タスク管理術を紹介してみました(^^)/

いかがでしょうか?

この方法がはまる人も、そうでない人もいるかとは思いますが、

誰かの参考になれば、と思います。

では!(^^)!